| Memoria Integrada 2020
102-16, 102-17, 103-2
Estructura del gobierno
corporativo.
102-18
Los responsables de asegurar la gobernabilidad de Colbún son el Directorio, sus comités asesores, la gerencia y los trabajadores. Los accionistas y otros grupos de interés se ven impactados por la estrategia de gobernabilidad.
Estrategia del gobierno
corporativo.
102-16
Conjunto de principios, valores, políticas y procedimientos para propiciar una adecuada gobernabilidad de la Compañía, sus subsidiarias y operaciones en general.
Marco del gobierno
corporativo.
102-17
Normativa interna (Políticas y Procedimientos) y externa (Regulaciones) que definen la forma en que opera el Gobierno Corporativo de Colbún.
102-19, 102-21, 102-26
El Directorio sesiona de manera ordinaria una vez al mes, en donde se abordan todas las materias relevantes vinculadas al desempeño y marcha de la Compañía, y de manera extraordinaria cuando existe la necesidad de tratar una materia específica o contingente. Además, una vez al año se realiza la Junta Ordinaria de Accionistas, donde todos los accionistas pueden participar y ejercer su derecho a voz y voto.
Anualmente el Directorio valida los Objetivos Corporativos para la Administración, los cuales consideran diversas dimensiones: resultados financieros, gestión social y medioambiental, seguridad laboral, clima laboral y crecimiento.
La Política y Procedimientos del Directorio establece un programa de visitas anuales de parte de los Directores, de manera colectiva o individual, a las instalaciones de la Compañía, lo cual constituye una instancia directa de comunicación con los trabajadores de la Empresa.
El Directorio delega parte de su autoridad en la administración de la Empresa, a través del documento denominado Política de Delegación de Autoridad del Directorio.
El Directorio cuenta con un sistema de Información que permite acceder de manera remota, segura y permanente a la información de las sesiones del Directorio y los Comités en los cuales participan.
Informes de gestión
Los ejecutivos que reportan directamente al Directorio son el Gerente General y el Gerente de Auditoría Interna. Sin perjuicio de lo anterior, asisten en forma habitual a los Directorios el Gerente de Negocios, Gerente de Finanzas y el Gerente Legal, quien actúa además como secretario del Directorio. También pueden participar otros gerentes que reportan directamente al Gerente General, según sea necesario por la materia que se presente al Directorio.
En las reuniones del Directorio, el Gerente General informa sobre la gestión mensual de la Compañía, exponiendo los indicadores más relevantes del negocio (Cuenta del Gerente General); asimismo, presenta las situaciones, temas o transacciones especiales o relevantes que cada mes se informan o se aprueban por Directorio, incluyendo las principales gestiones realizadas con grupos de interés (trabajadores, comunidad, etc.). Y junto a su equipo también informan de manera regular al Directorio sobre los temas de riesgo y sostenibilidad.
Cuerpos normativos
102-23
En temas relacionados a las aprobaciones y/o actualización de los cuerpos normativos o declaraciones claves relacionadas con los temas económicos, ambientales y sociales de la organización, la alta dirección (Gerencia General) propone y el órgano superior de gobierno (Directorio) aprueba.
Nuestro Directorio cuenta con un procedimiento de autoevaluación de desempeño, el cual fue nuevamente aplicado en 2020. Este proceso, que es liderado por el Presidente del Directorio, permite evaluar el funcionamiento del Directorio y detectar oportunidades para mejorar la gestión del máximo órgano de gobierno.
Capacitaciones
Durante 2020, y en el marco de la política sobre capacitación del Directorio, éste participó en dos capacitaciones.
102-35
Nota: En Junta Ordinaria de Accionistas celebrada en abril de 2020 se acordó mantener la remuneración del Directorio aprobada en la Junta Ordinaria de Accionistas del año 2019, la que considera el pago de una remuneración variable anual igual al 0,75% de la utilidad líquida distribuible del ejercicio anterior. En Sesión Ordinaria de Directorio celebrada con fecha 25 de agosto de 2020, e Francisco Matte Izquierdo presentó su renuncia al cargo de director. En esa misma sesión, el Directorio acordó designar como su reemplazante a Bernardo Matte Larraín, hasta la próxima Junta Ordinaria de Accionistas.
102-18, 102-33, 102-34
Tres comités asesoran al Directorio:
• Comité de Directores
• Mesa del Directorio
• Comité de Auditoría
La agenda de sostenibilidad en el Directorio está presente en estos tres comités asesores.
La Mesa de Directorio fortalece las comunicaciones desde los ejecutivos al Directorio en las materias de sostenibilidad, mientras que el Gerente General transmite las temáticas relevantes de sostenibilidad en las sesiones de Directorio.
Existen visitas que realizan los Directores a las centrales con el propósito de conocer en forma directa las temáticas relevantes de las mismas (operacionales y socio- ambientales, entre otros).
En las sesiones del Directorio se revisan periódicamente temas que son críticos para los grupos de interés y para la Compañía.
A modo de ejemplo, algunos de los temas abordados el 2020 fueron: la interacción entre las instalaciones de la compañía y su entorno social y ambiental; las condiciones de los trabajadores y contratistas de la Compañía; y especialmente la seguridad de las personas e instalaciones, contexto en el cual a raíz del Covid-19 se en especial se revisaron las prácticas y medidas preventivas para enfrentar la pandemia. Por otro lado, en cuánto a cambios regulatorios, los principales temas tratados fueron la descarbonización, el proceso de desregularización del segmento de comercialización y los cambios legales en el segmento eléctrico a consecuencia de la pandemia de Covid-19.
Operación de los Comités de Directores en 2020
En 2020, el Comité de Directores se reunió 10 veces para analizar operaciones entre partes relacionadas y examinar aquellos temas que la ley establece, verificando que ellas se ajustan a las condiciones de equidad imperantes en el mercado para ese tipo de operaciones, para luego proponérselas al Directorio.
El Comité de Auditoria se reunió en cinco oportunidades durante el año, y en términos generales tomó conocimiento del plan de auditoría interna, de la gestión del canal de denuncias y del cumplimiento del modelo de prevención de delitos, según lo exigido por la ley 20.393. Un resumen de las sesiones del Comité de Auditoría es presentado trimestralmente en el Directorio.
102-18, 102-20
Comité de Gerentes
Instancia donde los principales ejecutivos comparten e informan el estado de avance de los planes, acciones y estrategias de sus respectivas áreas. Sesiona semanalmente.
Comité de riesgos y sostenibilidad (*)
Monitorea la gestión integral de los principales riesgos de la Compañía, incluyendo los riesgos en materia de gestión ambiental, social y de gobierno corporativo. Sesiona mensualmente.
Comité de proyectos (*)
Controla y supervisa el desarrollo y ejecución de proyectos. Sesiona mensualmente.
Comité de seguridad de la información
Supervisa el proceso de seguridad de información de la Compañía, asegurando que existan los recursos y accesos apropiados para un monitoreo continuo. Sesiona trimestralmente.
Comité tributario
Supervisa y monitorea los asuntos tributarios de la Compañía y los riesgos asociados a estas materias. Sesiona al menos trimestralmente.
Comité de regulación (*)
Monitorea el estado de la tramitación legislativa y administrativa de proyectos de ley, reglamentos y decretos que tengan incidencia en el desarrollo del giro de la Compañía. Sesiona mensualmente.
(*) Estos Comités cuentan con la participación de un representante de la Mesa del Directorio (Presidente o Vicepresidente) y también pueden concurrir otros Directores de la Compañía
102-26
Políticas y Normativas
El Gobierno Corporativo de Colbún se rige por políticas y procedimientos difundidos al interior de la Compañía. Las aprobaciones y/o actualizaciones de las políticas relacionadas con los temas económicos, ambientales y sociales de la organización son propuestas por la alta gerencia de la Empresa, encabezada por su Gerente General, y sometidas a la aprobación del Directorio.
Acceso y Disponibilidad
Con el fin de que todos los trabajadores tengan acceso a estos documentos, contamos con un Portal de Políticas y Procedimientos Corporativos denominado Colbunpedia, el que permite acceder a Documentos Corporativos, Mapa de Procesos de la Compañía, Catálogo de Políticas y Procedimientos por proceso.
102-16
Colbún cuenta con un Código de Ética que recoge el propósito, valores, principios éticos y prácticas que deben guiar la acción y la toma de decisiones de trabajadores, contratistas y proveedores, aplicable a todas las operaciones de Colbún y sus filiales.
El Código de Ética se revisa anualmente, siendo publicada la última actualización en marzo de 2020. El órgano a cargo de esta materia es el Comité de Ética, integrado por la Gerencia de Auditoría Interna, la Gerencia Legal y la Gerencia de Organización y Personas.
La difusión del Código de Ética –disponible en español y en inglés- consideró el envío de un email por parte de la Gerencia General a todos los trabajadores, quienes debían registrar en línea la constancia de que éste fue recibido. Adicionalmente, se publicó un video con algunos de los lineamientos de nuestro código, disponible en la cartelería digital ubicada en todas las instalaciones de la Compañía. Para los nuevos trabajadores, en los procesos de inducción se incluye la divulgación de los principios de este Código y la obligación de tomar conocimiento de su existencia.
En el caso de Fénix, en el mes de abril de 2020 se actualizó el Código de Ética basado en el de Colbún y en mayo se envió un comunicado con dicha actualización a todos los colaboradores. Este documento recoge los mismos principios, valores y prácticas mencionados para el caso de Chile. En la nueva versión se contemplan temas importantes sobre conductas indebidas, como lo son el conflicto de intereses y los pagos de facilitación. Asimismo, se envió una notificación con una tarea de lectura en la plataforma de Fénix.
También se han desplegado en sitios de alta visibilidad de las sedes de Magdalena y Chilca paneles informativos sobre la Línea Ética.
102-17, 102-34
Para que nuestros grupos de interés y cualquier persona puedan realizar consultas o denuncias, contamos con un canal de comunicación disponible en la página web llamado Línea de Denuncia. Este canal opera por formulario electrónico, correo electrónico o correo manual, para recibir denuncias directas o anónimas, relacionadas con el cumplimiento de las normas de conducta ética, conflictos de interés y cualquier posible incumplimiento normativo.
Además, los mecanismos de denuncias son informados a los empleados a través de la intranet. Las denuncias se canalizan a través del Comité de Ética, integrado por la Gerencia de Auditoría Interna, Gerencia Legal y la Gerencia de Organización y Personas.
Cifras 2020
En 2020 se recibieron 18 denuncias a través del Canal de Denuncias en Chile y 4 denuncias en Perú, todas abordadas de acuerdo con el procedimiento establecido. El Comité de Ética es también el órgano responsable de la investigación y análisis operativo de las denuncias, de manera independiente, confidencial y sin consecuencias para sus emisores.
La investigación realizada es presentada al Comité de Auditoría del Directorio, órgano responsable final de este canal de comunicación.
102-25
Para Colbún es fundamental actuar de manera consistente y transparente, evitando los conflictos de interés que se puedan generar, o bien, manejándolos de forma adecuada. En el Código de Ética definimos que un conflicto de interés surge en cualquier situación en que un trabajador utilice sus contactos o su posición en la Compañía, en beneficio de sus propios intereses, de familiares indirectos o terceros.
Asimismo, se establece que es responsabilidad de cada trabajador evitarlos o gestionarlos adecuadamente y notificar cualquier potencial conflicto de interés a su jefe directo y al Gerente de Auditoria Interna.
En el caso de que un Director se encuentre ante una situación similar, deberá comunicarlo al Directorio y abstenerse de participar en las discusiones en las cuales se tomen decisiones relacionadas al hecho informado, de la forma prevista en la ley.
Durante 2020 se aplicó, por tercera vez, una encuesta a toda la organización, para identificar potenciales riesgos por conflictos de interés, con una tasa de respuesta de 92%.
205-1, 205-2, 205-3
Nuestra Compañía cuenta con un Modelo de Prevención de Delitos, en el marco de la Ley N°20.393 de Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas, que busca prevenir los riesgos de cohecho, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, receptación, administración desleal, corrupción entre particulares, entre otras materias. El modelo cuenta con un marco normativo interno y externo, como también con un Encargado de Prevención de Delitos (Gerente de Auditoría Interna) designado por el Directorio.
Este modelo está certificado por la empresa independiente Prelafit. Durante 2020 se informó a los trabajadores acerca de los procedimientos anticorrupción, a través de capacitaciones e-learning sobre la Ley de Responsabilidad Penal, incluyendo el cohecho. Durante el año no se registraron denuncias relativas a delitos descritos en la ley recién mencionada.
Adicionalmente, Colbún incorpora en sus contratos con contratistas y proveedores disposiciones para cautelar el cumplimiento de la ley en esta materia.
Fenix cuenta con un Modelo de Prevención de Delitos en el marco de la Ley N°30424 de Responsabilidad Administrativa de las Personas Jurídicas. Su objetivo es prevenir los riesgos de cohecho, colusión, lavado de activos, financiamiento del terrorismo y tráfico de influencias. Asimismo, Fenix, por iniciativa propia, decidió incluir dos delitos adicionalmente que son la corrupción entre privados y receptación. El modelo cuenta con un marco normativo interno y externo, como también con un Encargado de Prevención de Delitos (Jefe de Auditoría Interna) designado por el Directorio.
Al igual que el año anterior, en 2020 continuó trabajando en su Modelo de Prevención de Delitos realizando una debida diligencia en materia de contratación con sus colaboradores, proveedores y otros grupos de intereses.
En el mes de diciembre de 2020 Fenix sometió a una auditoría su Sistema de Prevención de Delitos, en la cual no se presentaron observaciones de relevancia.
(205-1)
En 2020 se actualizó la matriz de riesgos de delitos de corrupción conforme a una revisión de los procesos de Colbún y de Fenix, y se han podido desarrollar medidas de control para mitigar estos riesgos.
Durante el 2020 el 100% de los integrantes del Directorio de Colbún recibió formación en Políticas y Procedimientos Anticorrupción.
En Fenix durante el año 2020 se efectuó difusión del Modelo de Sistema de Prevención de Delitos a colaboradores, clientes, proveedores y comunidad en donde se desarrollan las operaciones. Se ha dado inicio en el 2020 al establecimiento de due diligence para proveedores en los procesos de licitaciones.
Se identificaron los siguientes riesgos, los cuales son parte de la matriz de riesgos de Colbún:
• Riesgo de cohecho
• Riesgo de financiamiento al terrorismo
• Riesgo de lavado de dinero
• Riesgo de receptación (adquisición de bienes robados)
• Riesgo de administración desleal
• Riesgo de corrupción entre particulares
• Riesgo de apropiación indebida
• Riesgo de negociación incompatible
• Riesgo de contaminación de aguas
206-1
La Compañía cuenta con una Política de Libre Competencia (ver aquí) aprobada por el Directorio. En ella se establece que todos los trabajadores deben cumplir íntegramente las normas de defensa de la libre competencia, y se definen las prácticas que se entienden son contrarias a la libre competencia, tales como la colusión o cualquier acuerdo entre Colbún y sus competidores, que involucre precios, condiciones de venta, división de mercados y limitación de la producción, entre otros.
En cuanto a las capacitaciones, en 2020 -y tal como ocurre desde el año 2011- la Compañía volvió a realizar charlas periódicas dirigidas a los principales ejecutivos, con el fin de informar sobre los temas de actualidad en materia de libre competencia.
Durante el 2020, tanto en Chile como en Perú no existieron demandas, procedimientos legales ni multas por causas relacionadas con prácticas monopólicas ni por libre competencia en contra de Colbún.
Descargar Memoria
colbun.cl
